Việc chứng thực giấy tờ nay đã mở rộng với sự hiện diện của các văn phòng công chứng tư nhân bên cạnh hệ thống công quyền. Tìm hiểu về vai trò và tiêu chuẩn hoạt động của các tổ chức này sẽ giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất cho nhu cầu của mình, truy cập Website NHATO để có thêm thông tin chi tiết.
1. Giới Thiệu Về Văn Phòng Công Chứng
Trước đây, việc công chứng chỉ có thể thực hiện tại các phòng công chứng nhà nước. Tuy nhiên, hiện nay, người dân có thêm lựa chọn thực hiện các thủ tục này tại các văn phòng công chứng tư nhân.
Văn Phòng Công Chứng Là Gì?
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo hình thức hợp danh, có chức năng xác nhận tính pháp lý và xác thực của các loại giấy tờ, hợp đồng và giao dịch. Tổ chức này hoạt động theo Luật Công chứng năm 2014 và các quy định pháp luật liên quan.
Theo Điều 22 của Luật Công chứng, một văn phòng công chứng cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Bắt buộc có ít nhất hai công chứng viên hợp danh trở lên.
- Không có thành viên góp vốn.
- Trụ sở văn phòng phải có địa chỉ rõ ràng, đảm bảo không gian làm việc cho công chứng viên, nhân viên và khu vực tiếp khách, làm việc với người yêu cầu công chứng, cũng như khu vực lưu trữ hồ sơ.
- Tên của văn phòng công chứng bao gồm hai phần: “Văn phòng công chứng” và tên của trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác theo sự thỏa thuận giữa các công chứng viên.
- Mỗi văn phòng có con dấu và tài khoản riêng. Con dấu không có hình quốc huy sẽ được cấp sau khi văn phòng nhận được quyết định cho phép hoạt động.
- Nguyên tắc hoạt động của văn phòng công chứng là tự chủ tài chính, với nguồn thu chủ yếu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Chức Năng Của Văn Phòng Công Chứng
Văn phòng công chứng thực hiện các chức năng cốt lõi của một tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:
- Chứng thực tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc các giấy tờ khác.
- Chứng thực tính chính xác và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch.
- Đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia trong quá trình ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch.
Các loại giấy tờ, hợp đồng và giao dịch được công chứng có thể thuộc nhóm bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức. Sự ra đời của các văn phòng công chứng đã góp phần giảm tải cho các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cá nhân và tổ chức trong việc thực hiện các giao dịch dân sự một cách minh bạch, đúng pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Đồng thời, các văn phòng công chứng còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy pháp chế xã hội.
Văn phòng công chứng có chức năng chức thực các giấy tờ, hợp đồng, giao dịch. Ảnh: Vneconomy
2. Phân Biệt Giữa Văn Phòng Công Chứng Và Phòng Công Chứng Nhà Nước
Cả văn phòng công chứng và phòng công chứng nhà nước đều là các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt cơ bản về cơ cấu tổ chức, chế độ hoạt động và nguồn nhân lực.
3. Làm Sao Để Tìm Văn Phòng Công Chứng Gần Nhất
Để tìm một văn phòng công chứng gần nơi bạn sinh sống hoặc làm việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Sử dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến như Google Maps hoặc các trang web tra cứu chuyên ngành. Bạn chỉ cần nhập các từ khóa như “văn phòng công chứng gần đây”, “văn phòng công chứng gần nhất” hoặc “văn phòng công chứng [tên địa phương bạn đang ở]” vào thanh tìm kiếm để nhận được kết quả.
- Hỏi thông tin về các địa chỉ công chứng từ chính quyền địa phương hoặc những người dân đã sinh sống lâu năm tại khu vực đó.
Cách tìm kiếm văn phòng công chứng gần đây trên Google map. Ảnh chụp màn hình
4. Quy Trình Công Chứng Tại Văn Phòng Công Chứng
Các Dịch Vụ Chính
Hầu hết các văn phòng công chứng hiện nay cung cấp một loạt các dịch vụ pháp lý, bao gồm:
- Công chứng các loại hợp đồng và giao dịch phổ biến như mua bán, chuyển nhượng bất động sản, ủy quyền, thế chấp, thỏa thuận thừa kế, v.v.
- Soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của khách hàng và cung cấp tư vấn pháp luật để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho giao dịch.
- Chứng thực bản sao các giấy tờ, tài liệu, bao gồm cả bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại.
- Tiếp nhận và lưu trữ di chúc, cũng như các giấy tờ quan trọng khác theo quy định.
Thủ Tục, Quy Trình Khi Đi Công Chứng
Để thực hiện thủ tục công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản dự thảo hợp đồng (nếu có), và giấy tờ tùy thân. Trong trường hợp công chứng bản sao, bản gốc của giấy tờ đó phải được xuất trình để công chứng viên đối chiếu.
Sau khi hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ, quy trình công chứng sẽ diễn ra như sau:
- Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại văn phòng công chứng.
- Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, công chứng viên sẽ ghi nhận vào sổ sách và hẹn ngày trả kết quả.
- Nếu hồ sơ còn thiếu sót, công chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu bổ sung.
- Nếu hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu pháp lý, công chứng viên sẽ từ chối tiếp nhận và nêu rõ lý do.
- Đối với việc công chứng hợp đồng, nếu hợp đồng chưa được soạn thảo, công chứng viên sẽ hỗ trợ soạn thảo. Nếu đã có văn bản soạn thảo sẵn, công chứng viên sẽ xem xét và kiểm tra tính pháp lý. Sau khi hợp đồng được xác nhận là phù hợp, lời chứng sẽ được đánh máy.
- Công chứng viên thực hiện ký và đóng dấu chứng nhận trên hợp đồng hoặc giấy tờ đã công chứng, sau đó chuyển hồ sơ sang bộ phận thu phí.
- Người yêu cầu công chứng thanh toán phí theo quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng.
- Phí lưu trữ di chúc: 100.000 đồng/trường hợp.
- Phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang đối với trang 1 và 2; từ trang thứ 3 trở lên là 3.000 đồng/trang, với mức tối đa không quá 100.000 đồng/bản.
- Phí công chứng bản dịch: 10.000 đồng/trang cho bản dịch đầu tiên; từ bản thứ 2 trở đi, trang 1 và 2 là 5.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở lên là 3.000 đồng/trang, với mức tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Phí công chứng bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang cho trang 1 và 2; từ trang thứ 3 trở lên là 1.000 đồng/trang, với mức tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 đồng/trường hợp.
- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Bản sao bằng cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ luật.
- Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật.
- Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc văn bằng tương đương.
- Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.
- Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị, đề án thành lập và bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
- Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và ra quyết định cho phép thành lập trong vòng 20 ngày.
- Bước 3: Trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định thành lập, công chứng viên phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi văn phòng được thành lập.
- Bước 4: Trong vòng 10 ngày, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng công chứng. Nếu có lý do từ chối, Sở Tư pháp sẽ có thông báo bằng văn bản.
- Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h30.
- Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h30.
Nếu đầy đủ giấy tờ thì quy trình công chứng sẽ diễn ra nhanh chóng. Ảnh: Facebook
5. Cập Nhật Mức Phí Công Chứng 2024
Mức phí công chứng được quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC. Cách tính phí có thể chia thành hai nhóm chính: phí dựa trên giá trị hợp đồng/giao dịch và phí không dựa trên giá trị.
Cách Tính Phí Công Chứng Hợp Đồng, Giao Dịch Theo Giá Trị
Phí công chứng cho các hợp đồng và giao dịch có giá trị được tính dựa trên mức phí lũy tiến theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng.
Mức Thu Phí Công Chứng Các Hợp Đồng, Giao Dịch
(Bảng chi tiết mức phí sẽ được trình bày tại đây, dựa trên các khung giá trị tài sản)
Mức Phí Công Chứng Hợp Đồng Thuê Quyền Sử Dụng Đất, Thuê Nhà Ở, Thuê, Thuê Lại Tài Sản
(Bảng chi tiết mức phí sẽ được trình bày tại đây)
Mức Phí Công Chứng Hợp Đồng Mua Bán Tài Sản Đấu Giá
(Bảng chi tiết mức phí sẽ được trình bày tại đây)
Mức Phí Công Chứng Hợp Đồng, Giao Dịch Không Theo Giá Trị Tài Sản Hoặc Giá Trị Hợp Đồng, Giao Dịch
Đối với các loại hợp đồng, giao dịch không xác định được giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch, mức phí sẽ được áp dụng theo quy định cụ thể cho từng loại.
Các Mức Phí Công Chứng Khác
Ngoài phí công chứng hợp đồng và giao dịch, còn có các loại phí khác được áp dụng:
Mức Phí Khác Ngoài Phí Công Chứng
Kể từ ngày 01/07/2024, ngoài các khoản phí công chứng đã nêu, các tổ chức công chứng còn có quyền thu thêm các khoản phí dịch vụ theo yêu cầu phát sinh liên quan đến việc công chứng và các chi phí khác theo quy định của pháp luật.
6. Thủ Tục Mở Văn Phòng Công Chứng Tư Nhân
Đối với những cá nhân hoặc tổ chức có ý định thành lập văn phòng công chứng, việc tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định và thủ tục là vô cùng cần thiết.
Hồ Sơ Đề Nghị Bổ Nhiệm Công Chứng Viên
Để đủ điều kiện thành lập văn phòng công chứng, cá nhân cần đáp ứng các yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, bao gồm:
Sau khi nhận hồ sơ, Sở Tư pháp sẽ xem xét và đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm trong vòng 10 ngày. Nếu có lý do từ chối, Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ ra quyết định trong vòng 30 ngày.
Thủ Tục Mở Văn Phòng Công Chứng
Quy trình thành lập một văn phòng công chứng tư nhân bao gồm các bước sau:
Thủ tục mở văn phòng công chứng cần tuân thủ quy định. Ảnh: LuatVietnam
6. Một Số Câu Hỏi Thường Gặp
Văn Phòng Công Chứng Làm Việc Ngoài Giờ Hành Chính Không?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 33 Luật Công chứng 2014, các tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, tức là từ thứ Hai đến hết thứ Sáu. Tuy nhiên, giờ làm việc cụ thể có thể được điều chỉnh tùy theo đặc thù của từng đơn vị, địa phương hoặc theo mùa, nhưng phải đảm bảo làm việc đủ 8 tiếng/ngày và tuân thủ quy định của UBND tỉnh, thành phố. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu của người dân, văn phòng công chứng có thể cung cấp dịch vụ ngoài giờ làm việc theo hình thức tự nguyện hoặc theo quy định riêng của từng cơ quan.
Văn Phòng Công Chứng Làm Việc Đến Mấy Giờ?
Thông thường, hầu hết các văn phòng công chứng hoạt động theo giờ hành chính của cơ quan nhà nước. Khung giờ làm việc phổ biến thường là:
Thời gian này có thể có sự chênh lệch nhỏ tùy theo quy định của từng văn phòng hoặc địa phương.
Văn phòng công chứng làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính Nhà nước. Ảnh: VnEconomy
Văn Phòng Công Chứng Có Làm Việc Chủ Nhật Không?
Nhiều văn phòng công chứng có thể mở cửa hoạt động vào sáng thứ Bảy để phục vụ nhu cầu của người dân. Tuy nhiên, vào buổi chiều thứ Bảy và ngày Chủ Nhật, hầu hết các văn phòng sẽ nghỉ.
Văn Phòng Công Chứng Có Công Chứng Hồ Sơ Xin Việc Không?
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, văn phòng công chứng có thể thực hiện chứng thực hồ sơ xin việc theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Văn Phòng Công Chứng Có Công Chứng Sơ Yếu Lý Lịch Không?
Bạn hoàn toàn có thể công chứng sơ yếu lý lịch tại các văn phòng công chứng địa phương. Công chứng viên sẽ thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của văn phòng.
Văn Phòng Công Chứng Có Dịch Thuật Không?
Ngoài chức năng chính là chứng thực giấy tờ, hợp đồng và giao dịch, văn phòng công chứng còn có thể thực hiện dịch thuật tài liệu thông qua việc liên kết với các cộng tác viên dịch thuật chuyên nghiệp.
Thông tin trên đây cung cấp cái nhìn tổng quan về văn phòng công chứng. Khi có nhu cầu công chứng giấy tờ, hợp đồng hoặc giao dịch, bạn có thể lựa chọn văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nhà nước tùy theo sự thuận tiện của mình.
Để hiểu rõ hơn về các quy định pháp lý liên quan đến công chứng và các vấn đề bất động sản, hãy khám phá thêm các bài viết chi tiết trong chuyên mục Tin tức.